Wie funktioniert die öffentliche Verpflegung und deren Beschaffung?

Öffentliche Mahlzeiten werden im Ostseeraum (BSR) für Kund:innen aus unterschiedlichen Segmenten angeboten, von Kindergärten und Schulen, Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Kantinen in staatlichen und kommunalen Einrichtungen bis hin zu Streitkräften und Gefängnissen.

Öffentliche Einrichtungen können entweder sowohl für die Beschaffung von Lebensmitteln als auch für deren Zubereitung zuständig sein (In-House Verpflegungdienstleistung) oder sie können die Verpflegungsdienstleistung an externe Unternehmen vergeben (Auftrags-Verpflegungsdienstleistung). Bei den externen Unternehmen kann es sich dabei um ein öffentliches oder ein privates Unternehmen handeln.

Im letzten halben Jahrhundert gab es in der Ostseeregion eine allgemeine Verlagerung weg von der innerbetrieblichen Verpflegung hin zur Auftragsvergabe an private Dienstleistende, insbesondere für die Verpflegung in Schulen, Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen.

Die Organisationsstrukturen der öffentlichen Gemeinschaftsverpflegung sind im folgenden Diagramm skizziert:

Öffentliche Einrichtungen (z. B. Einrichtungen auf staatlicher, regionaler oder lokaler Ebene) beschaffen und liefern das Essen selbst oder beauftragen Unternehmen mit der öffentlichen Gemeinschaftsverpflegung. Die Beschaffung kann in beiden Fällen zentral oder dezentral erfolgen. Das bedeutet, dass die öffentliche Einrichtung die Beschaffung für alle (oder eine Gruppe von) Verpflegungsstellen unter ihrer Leitung durchführen kann (zentrale Beschaffung). Bei der dezentralen Beschaffung ist jede Einrichtung selbst für die Beschaffung, entweder der Lebensmittel oder der Verpflegungsdienstleistungen, zuständig.

Öffentliche Vergabeverfahren umfassen mehrere Schritte: die Erstellung und Veröffentlichung einer Ausschreibung, die Bewertung der Angebote der Bietenden (Liefer- oder Verpflegungsunternehmen), die Auswahl eines oder mehrerer Unternehmen, die Ausarbeitung eines Vertrags und die Überwachung der Einhaltung des Vertrags. Die ausschreibende Behörde und ihre Beschaffungsbeauftragten sind für die Ausschreibung verantwortlich.

Bei beiden Beschaffungsmodellen (zentral/ dezentral) müssen die für die Beschaffung verantwortlichen Personen über fundierte Kenntnisse der Anforderungen an die Verpflegung- und Menüplanung verfügen. Allerdings können die personellen Ressourcen oft effizienter genutzt werden, wenn die Beschaffung zentral organisiert ist. Außerdem kann die zentrale Beschaffung größerer Mengen Lebensmittel häufig zu vorteilhaften Großhandelspreisen bzw. Lieferbedingungen führen sowie eine größere Auswahl an Rohstoffen möglich machen. Andererseits begünstigt die dezentrale Beschaffung die Einbindung kleinerer Unternehmen und ein vielfältigeres Angebot, das die Kund:innen wiederum mit den lokalen Erzeuger:innn in Verbindung bringt und die Lebensmittel-Transportwege (food miles) reduziert.

Traditionell verfügen öffentliche Bildungs-, Gesundheits- und Sozialeinrichtungen in der Ostseeregion über eigene Küchen in ihren Gebäuden, so dass die Mahlzeiten an Ort und Stelle zubereitet und verzehrfertig serviert werden. Ein neuer Trend sind Systeme, bei denen die Mahlzeiten teilweise oder vollständig in einer zentralen Küche zubereitet und dann zu anderen Verpflegungsstellen transportiert werden. Zentralküchen können warme Mahlzeiten anbieten (cook and serve), gekühlte vorgekochte Mahlzeiten, die zum Servieren aufgewärmt werden (cook and chill), oder Mahlzeiten aus vorverarbeiteten kalten Komponenten zusammenstellen, die dann vor Ort zubereitet werden (cook cold).

Die Zubereitung vor Ort ermöglicht oft eine größere Flexibilität bei der Menüplanung und eine schnellere Reaktion auf eine veränderte Nachfrage, was zu weniger Lebensmittelabfällen führt. Zentralisierte Küchen können zwar Lohnkosten einsparen, da weniger Küchenpersonal beschäftigt werden muss, doch fallen in der Regel zusätzliche Transportkosten an. Die Herstellung von Lebensmitteln in größeren Mengen kann auch die Anschaffung speziellerer Küchengeräte erfordern, um die Zubereitung bestimmter Speisen zu ermöglichen.

In den Ländern des Ostseeraums gibt es unterschiedliche Ansätze zur Finanzierung der öffentlichen Gemeinschaftsverpflegung. Sie reichen von gar keiner finanziellen Unterstützung, über Teil- bis hin zu Vollsubventionen. Bei einer teilweisen Subventionierung kann die staatliche oder kommunale Verwaltung einen Teil der Kosten für die Bereitstellung von Mahlzeiten übernehmen oder sie stellt dem Unternemen für Verpflegungsdienstleistungen die Nutzung der Küchenräume und -ausrüstung sowie der Speiseräume kostenlos zur Verfügung. Eine Vollsubventionierung deckt alle Kosten für Lebensmittel, Materialien, Stom, Küchenräume, Speiseräume und Personal ab, die für die Bereitstellung der Mahlzeiten benötigt werden.

Darüber hinaus wird im Bildungsbereich der EU-Länder die Verteilung von Obst, Gemüse und Milch an Schulen aus dem EU-Haushalt finanziert. In Estland, Finnland und Schweden beispielsweise ermöglicht die Kombination aus nationalen Zuschüssen für Schulspeisungen, der Unterstützung durch lokale Behörden und der EU das Angebot täglicher kostenloser warmer Mahlzeiten für alle Schüler:innen.

Weitere Informationen über das öffentliche Beschaffungswesen und die öffentliche Gemeinschaftsverpflegung in den Ostseeanrainer Staaten finden Sie in diesem StratKIT-Bericht (Joint Baltic Sea Region Report on public procurement and catering services).