Niezbędne kroki
- Stworzenie „pustej” listy, a następnie wprowadzenie danych dotyczących lokalizacji gospodarstw i producentów: np. nazwa gospodarstwa, produkty, lokalizacja, odległość od twojej instytucji, dane kontaktowe, czy są zainteresowani dostarczaniem tych produktów.
- Wyszukanie w Internecie wykazu certyfikowanych gospodarstw ekologicznych znajdujących się w pobliżu (np. do 50 km) twojej instytucji. Należy wybrać wyłącznie certyfikowane gospodarstwa, ponieważ daje to pewność, że żywność jest wysokiej jakości, oraz zanotować wszystkie dostępne dane.
- Sprawdzenie na mapie, w jakiej odległości od instytucji publicznej znajdują się gospodarstwa ekologiczne. Skorzystanie z np. Google maps do określenia odległości. Zanotowanie informacji, a następnie wybranie tych producentów, którzy znajdują się najbliżej twojej instytucji.
- Sprawdzenie, jakie produkty oferują poszczególne gospodarstwa ekologiczne i wybranie gospodarstw oferujących produkty interesujące dla twojej instytucji publicznej (takie jak np. ziemniaki, owoce, marchew itp.).
- Stworzona w ten sposób lista będzie bardzo ogólna, często bez dokładnych danych kontaktowych rolników. W przypadku gospodarstw, które nie posiadają wystarczających danych kontaktowych (np. telefon, e-mail), należy zwrócić się do jednostek certyfikujących producentów ekologicznych o zgodę na udostępnienie takich danych. Jednostki certyfikujące kontrolują i certyfikują ekologiczne gospodarstwa i przedsiębiorstwa. Niektóre z nich publikują w Internecie adresy rolników, inne tylko nazwiska, a jeszcze inne nie podają danych swoich klientów bez wypełnienia odpowiednich formularzy.
- Kontakt telefoniczny z najbardziej odpowiednimi rolnikami (wskaźniki: odległość, dostępne produkty) i zapytanie ogólne o zainteresowanie sprzedażą produktów ekologicznych twojej instytucji.
- Po uzyskaniu zgody od wszystkich zebranych producentów można rozpocząć procedurę przetargową na dostawę produktów ekologicznych do instytucji. Następnie należy wykonać wszystkie niezbędne kroki przewidziane regulacjami dotyczącymi zamówień publicznych, w zależności od wartości i tego, czy zamawiający jest podmiotem publicznym czy prywatnym.
Więcej kwestii do rozważenia
- Przeszukiwanie Internetu zabiera dużo czasu.
- Żeby każda instytucja nie musiała przeprowadzać takiej procedury, warto byłoby odgórnie udostępnić listę producentów ekologicznych wraz z ich kontaktami (jeśli wyrażą na to zgodę) i ewentualnie mapę online. Również stowarzyszenia lub inne organizacje producentów ekologicznych mogłoby w tym miejscu promować swoich członków.
- W kontaktach z rolnikami i innymi producentami potrzeba dużo cierpliwości, ponieważ są oni zazwyczaj bardzo zajęci. Najlepszym okresem na rozmowy z rolnikami jest zima (od listopada do lutego).
Zastrzeżenie
Informacje na tej stronie na temat korzystania z narzędzia „Mapowanie rolników i dostawców ekologicznych” mają jedynie charakter ogólny i nie zastępują konieczności sprawdzenia przez użytkownika odpowiednich przepisów dotyczących zamówień publicznych. Treść została przygotowana zgodnie z naszą najlepszą wiedzą, ale nie ponosimy odpowiedzialności za jej kompletność i poprawność. Nie ponosimy żadnej odpowiedzialności za weryfikację przez użytkownika obowiązujących przepisów prawa zamówień publicznych w danym kraju.
