Hur fungerar hållbar upphandling för offentliga måltider?

Offentliga måltider erbjuds inom en rad olika verksamheter runt om Östersjöregionen (BSR), såsom inom förskolor och skolor, på sjukhus, inom äldreomsorg, inom försvarsmakten och kriminalvården.

Verksamheter inom den offentliga sektorn kan agera både som upphandlare och som måltidsutövare (måltider i egen regi) eller lägga ut måltidsverksamheten på entreprenad (extern måltidsverksamhet). Den externa entreprenören kan antingen vara ett offentligt eller privatägt företag som tillhandahåller måltidstjänster.

Under det senaste halvseklet har det skett en allmän övergång från måltidsservice i egen regi till att anlita privata måltidstjänster inom BSR-området, särskilt när det gäller måltider inom skolor, på sjukhus och inom vårdboenden. I Sverige är dock måltider i egen regi fortfarande vanligast.

De organisatoriska strukturerna kring de offentliga måltiderna presenteras i följande grafisk figur:

Offentliga myndigheter (t.ex. verksamheter på statlig, regional eller kommunal förvaltningsnivå) upphandlar och serverar måltider i egen regi eller upphandlar måltidstjänster för sina offentliga måltider. Upphandlingen kan i båda fallen göras på central nivå eller på decentraliserad nivå. Det innebär att den offentliga myndigheten kan genomföra upphandlingar för alla (eller en grupp av) kök under sin styrning (centraliserad upphandling). Vid decentraliserad upphandling upphandlar varje verksamhet sin egen måltidstjänst eller väljer att ha den i egen regi (decentraliserad upphandling). Det är vanligt att mindre kommuner går samman och genomför en gemensam livsmedelsupphandling för att få bättre villkor och lägre priser.

Själva upphandlingsförfarandet består av flera steg: att skriva och publicera en anbudsförfrågan, bedöma anbuden från anbudsgivarna, välja en eller flera anbudsgivare, upprätta ett kontrakt och övervaka att kontraktet följs. Den myndighet som går ut med anbudsförfrågan (frågeställaren) och dess upphandlare ansvarar för anbudsförfrågan.

I båda upphandlingsmodellerna (centraliserad/decentraliserad) ska upphandlaren ha fördjupad kunskap om de krav som måltidsverksamheten har på upphandlingen. Personalresurserna kan dock ofta användas mer effektivt när upphandlingen organiseras centralt. Central upphandling med större livsmedelsvolymer kan också ofta garantera fördelaktiga grossistpriser och leveransvillkor samt ett bredare urval av råvaror. Å andra sidan möjliggör decentraliserad upphandling bättre engagemang hos mindre producenter och leverantörer och mer varierande erbjudanden, vilket möjliggör samarbete med lokala producenter och därmed minskar transportsträckorna.

Traditionellt sett bedriver offentliga utbildnings-, vård- och välfärdsinstitutioner inom BSR måltidsservice i egen regi och i egna lokaler, vilket gör att dessa måltider kan ätas på samma plats som de tillagas. System där mat tillagas antingen helt eller delvis i ett centralt kök och sedan transporteras till så kallade mottagningskök representerar en framväxande trend. Centralkök kan tillhandahålla varma måltider (laga och servera), tillagade och nedkylda måltider som ska värmas upp för servering (laga och kyla), eller komponera måltider från förberedda kalla komponenter som ska tillagas på platsen (tillagas kall).

Matlagning på plats kan ofta ge större flexibilitet i hur menyerna tas fram och snabbare svar på förändrad efterfrågan, vilket ofta resulterar i mindre matsvinn. Centralkök däremot kan spara på arbetskostnaderna genom att anställa färre medarbetare, men i allmänhet tillkommer det extra transportkostnader. Matlagning i större skala kan också kräva inköp av mer specialiserad köksutrustning.

Inom BSR-länderna finansieras de offentliga måltiderna helt eller delvis med offentliga medel utifrån olika upplägg. I de fall där kostnaden delvis finansieras av offentliga medel kan ofta staten, regionen och/ eller kommunerna stå för delar av måltidskostnaderna eller exempelvis erbjuda tillagningskök, utrustning och matsalar kostnadsfritt. I de fall där staten, regionen och/ eller kommunerna står för hela kostnaden för de offentliga måltiderna täcks samtliga utgifter för livsmedel, material, el, kostnader för tillagningskök och servering, transporter samt alla personalkostnader av gemensamma medel.

Dessutom kan utbildningssektorn inom EU-länderna ansöka om ekonomiskt stöd för inköp av frukt, grönsaker och mjölk från EU:s budget. Till exempel bidrar kombinationen av kommunalt subventionerad skollunchersättning, lokala myndigheter och EU-stöd det möjligt att erbjuda kostnadsfria varma måltider till alla elever varje dag i Estland, Finland och Sverige.

För mer information om offentlig upphandling och måltidsservice inom BSR-länderna, läs projektrapporten från StratKIT: Joint Baltic Sea Region Report on public procurement and catering services