Niezbędne kroki
- Określenie odpowiednich grup interesariuszy ważnych dla komisji ds. stołówki i zaproszenie potencjalnych uczestników jako przedstawicieli ich organizacji i kompetencji.
- Wspólnie stworzenie koncepcji działań komisji, którą będzie można się podzielić z zarządem organizacji; koncept powinien odzwierciedlać następujące kwestie:
- Jakie są cele komisji? (np. przejrzystość, więcej klientów, większe zrównoważenie…).
- Jakie są zadania, co należy zrobić? (np. komunikacja w sprawach stołówki, zmiany w funkcjonowaniu, ankieta wśród klientów, wydarzenia edukacyjne...).
- Kto jeszcze jest potrzebny w grupie, aby osiągnąć cele? (np. władze publiczne, firma cateringowa, zamawiający, przedstawiciel klienta, itp.).
- Jak często i w jakich okolicznościach spotyka się komisja ds. stołówki? (np. dwa razy w roku po ok. 2 godziny).
- W jaki sposób organizowane są te spotkania? (np.: kto przewodniczy posiedzeniom, w jaki sposób podejmowane są decyzje, czy sporządzane są protokoły z posiedzeń, kto otrzymuje protokoły?).
- Podjęcie decyzji o wyborze osoby przewodniczącej, która będzie kierować komisją ds. stołówki.
- Wyjaśnienie, jaką moc mają decyzje komisji ds. stołówki: rekomendacje czy decyzje do wdrożenia.
- Uzgodnienie struktury komunikacji dla komisji ds. stołówki.
Więcej kwestii do rozważenia
- Komisja ds. stołówki jest dobrym forum do poszukiwania rozwiązań wszelkiego rodzaju problemów pomiędzy klientami a dostawcami usług cateringowych.
- Protokoły ze spotkań są ważną dokumentacją tego, co zostało uzgodnione.
- Należy określić terminy na podjęcie decyzji - brak odpowiedzi oznacza zgodę.
