Niezbędne kroki
Krok 1: Wspieraj wymianę pomiędzy organizacjami zaangażowanymi w dostarczanie posiłków publicznych poprzez utworzenie „komitetu”.
- Wywołaj szybkie, krótkie dyskusje ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w catering (dostawcami żywności, wykonawcą, zarządem obiektu itp.), aby wspólnie znaleźć rozwiązanie dotyczące tego, w jaki sposób można kontynuować dobry catering w danych okolicznościach.
- Utwórz „komitet” i spotykaj się regularnie w celu wymiany informacji na temat kryzysu.
- Dokumentuj spotkania, w celu zabezpieczenia się przed utratą postanowień tych spotkań.
- Omów wyniki/postanowienia na najbliższym posiedzeniu komitetu, ponieważ warunki lub okoliczności mogą ulec zmianie pomiędzy spotkaniami.
Krok 2: Jako instytucja zapewniająca posiłki publiczne nawiąż otwartą i przejrzystą komunikację ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, takimi jak mieszkańcy lub krewni (np. w placówkach dla osób starszych), rodzice (w przedszkolach/szkołach), goście/klienci (w kawiarniach, stołówkach).
- Należy mieć świadomość, że wszystkie zainteresowane osoby początkowo nie są pewne, co stanie się z cateringiem w czasie kryzysu.
- Niepewność tę eliminuje szybkie ogłaszanie postanowień posiedzeń komitetu.
- Możliwe kanały komunikacji to: tablica ogłoszeń (online lub offline), list, strona główna, biuletyn, intranet, poczta.
W zależności od kryzysu istnieją różne rozwiązania. Na przykład, oferowanie opcji na wynos nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem.
Więcej kwestii do rozważenia
- Idealnie byłoby, gdyby taki „komitet ds. wyżywienia/cateringu” już przed kryzysem istniał i działał w placówce i regularnie zajmował się informacjami na temat „cateringu”.
- Pamiętaj, że w niektórych sytuacjach czas formowania komitetu może być długi i pracochłonny, a w innych – komitet zostanie powołany szybko i sprawnie.
- Częstotliwość spotkań jest kwestią indywidualną, zależną od instytucji: doświadczenie pokazuje, że komisje ds. żywności w stanie braku „trybu kryzysowego” spotykają się jeden raz w miesiącu do jednego razu w roku. W przypadku kryzysu niezbędne są regularne i terminowe spotkania.
- Rozważ także narzędzie „Powołanie komisji stołówkowej” jako przewodnik przy tworzeniu komitetu.
